Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die

OC Services GmbH
(im Folgenden „wir“, „uns“ oder „OCS“)
Innere Kanalstr. 15
50823 Köln

E-Mail: marc.stoering@osborneclarke-services.com

Wenn Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, oder Ihre Rechte geltend machen möchten, können Sie sich gerne unter den hier genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind nach Art. 4 Nr. 1 Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Personenbezogene Daten werden nachfolgend auch schlicht als Daten bezeichnet.

3.1‎‎‎‎     Hosting und Betrieb

Für das Hosting und den Betrieb unserer Website nutzen wir die Dienste der Raidboxes GmbH, Hafenstraße 32, 48153 Münster, Deutschland („Raidboxes“). Raidboxes verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten für uns im Auftrag, das heißt ausschließlich nach unseren Weisungen (vgl. Art. 4 Nr. 8, 28 DSGVO).

3.2     Automatisierte Datenerhebung

Beim Zugriff auf unsere Website übermittelt Ihr Endgerät (Computer oder mobiles Endgerät, z. B. Mobiltelefon) aus technischen Gründen automatisch Daten an den Server unseres Hostinganbieters. Folgende Daten werden getrennt von anderen Daten, die Sie unter Umständen an uns übermitteln, verarbeitet:

• Die Domain, die Sie aufrufen:
  www.oc-services.de bzw. www.osborneclarke-services.com
• Die öffentliche IPv4- und/oder IPv6-Adresse Ihres Endgeräts:
  z. B. 146.70.141.194 und / oder 2001:ac8:27:90::1f
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs („Logzeitpunkt“):
  Tag/Monat/Jahr:Uhrzeit
• Um welche Art von HTTP-Request es sich handelt:
  GET
• Die URL, die aufgerufen wird:
  z. B. /datenschutzhinweise/
• Webseite, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL):
  z. B. https://www.oc-services.de/
• Den HTTP-Statuscode:
  200
• Verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Endgeräts (User-Agent):
  z. B. Mozilla/5.0 (Windows NT 6.1; Win64; x64) Gecko/X Firefox/X

3.3‎‎‎‎     Zweck und Rechtsgrundlage

Die Erhebung und Verarbeitung der genannten Daten hat den Zweck, Ihnen die Inhalte unserer Website auszuliefern. Darin liegt auch unser überwiegendes berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.4     Speicherdauer

Die genannten Daten werden zum Zeitpunkt des jeweiligen Seitenaufrufs verarbeitet und für 60 Sekunden im Arbeitsspeicher gehalten. Eine weitergehende Speicherung erfolgt nicht.

4.1‎‎‎‎     Anfragen über unsere Kontaktdaten

Wenn uns über unsere Kontaktdaten eine Anfrage zukommen lassen (per E-Mail, Telefon oder Briefpost), verarbeiten wir

• Ihren Namen,
• Art, Betreff und Inhalt Ihrer Anfrage, sowie
• Zeitpunkt bzw. Datum Ihrer Anfrage sowie die weiteren Angaben, die Sie uns in Ihrer Anfrage zur Verfügung stellen

und, in Abhängigkeit von der von Ihnen gewählten Kontaktaufnahme bzw. den von Ihnen übermittelten Kontaktdaten

• Ihre E-Mail-Adresse,
• Ihre Telefonnummer und
• Ihre Anschrift.

4.2‎‎‎‎     Zwecke und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der Bearbeitung Ihrer Anfrage, sowie bei Anfrage im Zusammenhang mit Verträgen, die Anbahnung und Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses zu ermöglichen. Wenn Sie selbst (potenzieller) Vertragspartner sind, erfolgt die Verarbeitung bei Anfragen zu Verträgen zur Anbahnung und Durchführung des jeweiligen Vertragsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.3‎‎‎‎     Speicherdauer

Anfragen löschen wir, sobald wir die Anfragen für den Zweck, für den wir diese erhoben haben, nicht mehr benötigen. Dies ist der Fall, wenn wir Ihre Anfrage abschließend beantwortet haben.

Anfragen im Zusammenhang mit Verträgen speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen löschen wir Ihre Anfrage drei Jahren nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, in dem wir Ihre Anfrage abschließend bearbeitet haben.

Im Übrigen speichern wir Ihre Daten nur,

• wenn wir hierzu aus gesetzlichen Gründen verpflichtet sind, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind, speichern wir Ihre Daten über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Gesetzliche Vorgaben zur Speicherung können sich insbesondere aus den Aufbewahrungsfristen des Handelsgesetzbuchs (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die Aufbewahrungsfrist nach diesen Vorschriften beträgt in der Regel zwischen 6 und 10 Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem der entsprechende Vorgang abgeschlossen wurde, z. B. wir Ihre Anfrage abschließend bearbeitet haben.
• wenn wir Daten für die strafrechtliche Verfolgung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen länger benötigen. Darin liegt auch unser berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Speicherung erfolgt dann bis zum Abschluss des entsprechenden Vorgangs zuzüglich der gesetzlichen Verjährungsfrist.

Soweit Daten aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, wird die Verarbeitung eingeschränkt. Die Daten stehen einer weiteren Verwendung dann nicht mehr zur Verfügung.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung und der damit verbundenen Prozesse und Sachverhalte bzw. zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist. Konkret erfolgt die Verarbeitung zu den nachfolgend genannten Zwecken.

5.1‎‎‎‎     Datenverarbeitungen zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung

Wenn Sie sich bei uns über unsere Kontaktdaten (per E-Mail oder Briefpost) bewerben, verarbeiten wir

• Ihre Anrede,
• Ihren Vor- und Nachnamen,
• Ihre E-Mail-Adresse,
• Ihre Bewerbungsunterlagen, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben
• sowie die darin enthaltenen Informationen.

Wir nutzen diese Daten zur Kommunikation mit Ihnen (z. B. Einladungen zu Bewerbungsgesprächen, Terminabsprachen und Zu- oder Absagen).

Im Laufe Ihres Bewerbungsverfahrens kommt es zudem typischerweise zu einer Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten, beispielsweise, wenn wir im Rahmen eines Bewerbungsgesprächs Notizen anfertigen oder Rückfragen an Sie haben. Wir behalten uns außerdem vor, berufliche Informationen, die Sie veröffentlicht haben oder die Sie auf beruflichen Netzwerken zur Verfügung stellen, hinzuziehen, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich ist.

Wir verarbeiten die vorgenannten Daten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung bzw. zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen.

5.2‎‎‎‎     Kontaktaufnahme über unsere Kontaktdaten

Wenn Sie über unser Kontaktformular oder auf einem anderen Weg (Telefon, E-Mail) eine Anfrage zu ausgeschriebenen Stellen, dem Bewerbungsverfahren oder zur OCS an uns richten, verarbeiten wir Ihre Angaben zu der Anfrage, inklusive Ihrer Kontaktdaten, insbesondere

• Ihren Vor- und Nachnamen,
• Ihre E-Mail-Adresse sowie
• ggf. Ihre Telefonnummer

zwecks Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

5.3‎‎‎‎     Kostenerstattung

Soweit wir Ihnen im Einzelfall Aufwendungen erstatten, die Ihnen im Zusammenhang mit einem Vorstellungsgespräch entstanden sind, verarbeiten wir die dafür erforderlichen personenbezogenen Daten zum Zweck der Kostenerstattung.

Dies sind insbesondere

• Ihre Kontodaten und
• Angaben zu Ihrer Anreise und Ihren Auslagen.

5.4‎‎‎‎     Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den vorgenannten Zwecken ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

5.5.1     Aufbewahrung Ihrer Daten

Sollte zwischen Ihnen und uns kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommen, werden Ihre Bewerbungsunterlagen grundsätzlich für bis zu sechs Monate nach Abschluss des jeweiligen Bewerbungsverfahrens aufbewahrt, um Rückfragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung beantworten zu können sowie zur Beweisführung. Eine weitere Aufbewahrung kann erfolgen, wenn dies zu Zwecken der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist. In den vorgenannten Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anfragen löschen wir, sobald wir die Anfragen für den Zweck, für den wir diese erhoben haben, nicht mehr benötigen. Dies ist der Fall, wenn wir Ihre Anfrage abschließend beantwortet haben.

Bitte beachten Sie, dass wir aus steuerrechtlichen Gründen verpflichtet sind, etwaige Buchungsbelege im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung (wie z. B. Reisebelege) für acht Jahre, beginnend mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres, aufzubewahren. Hierbei handelt es sich um eine rechtliche Verpflichtung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (i. V. m. § 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch).

5.5.2‎‎‎‎     Einwilligung zur weitergehenden Speicherung Ihrer Daten

Im Übrigen speichern wir Ihre Bewerbungsdaten nur, wenn wir Ihnen die Möglichkeit einer Einwilligung anbieten und Sie diese Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG).

Sie können eine von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierfür können Sie sich an die oben unter Ziff. 1 genannten Kontaktdaten wenden.

Ihre Bewerbungsdaten speichern wir dann für einen Zeitraum von drei Jahren. Eine frühere Löschung erfolgt, soweit wir diese Daten für den Zweck, für den wir diese erhoben haben, nicht länger benötigen (z. B. wenn wir bestimmte Jobprofile, auf die Sie sich beworben haben, nicht mehr zur Bewerbung ausschreiben), oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

Wir speichern außerdem Ihre Einwilligung sowie den Zeitpunkt der Erteilung der Einwilligung, um Ihre Einwilligung nachweisen zu können. Diese Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Diese Daten speichern wir für einen Zeitraum von einem Jahr nach Widerruf Ihrer Einwilligung bzw. ab Löschung Ihrer Daten, je nach dem welches Ereignis früher eintritt.

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet, noch ist die Bereitstellung für einen Vertragsschluss erforderlich.

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist jedoch notwendig, damit wir Ihre Anfragen und Bewerbungen entgegennehmen und bearbeiten können. Darüber hinausgehende Angaben erfolgen auf freiwilliger Basis.

Werden erforderliche Daten nicht bereitgestellt, können wir Ihre Anfragen nicht bearbeiten. Bei Bewerbungen führt dies dazu, dass wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen und keine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen können.

Die Nichtbereitstellung freiwilliger Daten hat keine Auswirkungen auf das Bewerbungsverfahren oder unsere Auswahlentscheidung. In anderen Fällen kann dies jedoch dazu führen, dass wir bestimmte Funktionen nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung stellen oder Ihre Anfragen nur im reduzierten Umfang bearbeiten können.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur:

• Wenn es zur Aufklärung einer rechtswidrigen bzw. missbräuchlichen Nutzung unserer Website und der damit verbundenen Funktionen und Dienstleistungen oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an externe Berater (z. B. Anwälte), die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen. Eine Weitergabe an diese Stellen, sowie Inkassounternehmen, kann auch dann stattfinden, wenn dies der Durchsetzung der Nutzungs- oder Vertragsbedingungen oder der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen dient. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden.

• Darüber hinaus kann es auch zu einer Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten kommen, wenn wir anderweitigen Ansprüchen Dritter ausgesetzt sind, die ggf. eine Auskunft über Ihre Daten miteinschließen. Dies können insbesondere Ansprüche Betroffener im Rahmen der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß Kapitel III DSGVO sein.

Die Weitergabe dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bekämpfung von Missbrauch, der Verfolgung von Straftaten und der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

• Über den in dieser Datenschutzerklärung bereits genannten Auftragsverarbeiter setzen wir noch folgende Kategorien von Auftragsverarbeitern ein: IT-, Cloud- und Software-Dienstleister.

• Im Rahmen von Verwaltungsprozessen sowie der Organisation unseres Betriebs, der Finanzbuchhaltung und der Einhaltung gesetzlicher Pflichten, wie z. B. der Archivierung, offenbaren oder übermitteln wir Ihre Daten an die Finanzverwaltung, Berater, wie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sowie Zahlungsdienstanbieter, Post- und Transportunternehmen und ähnliche Stellen.

Die Weitergabe dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Aufrechterhaltung unserer Geschäftstätigkeiten, der Wahrnehmung unserer Aufgaben, der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. auf Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling i. S. d. Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Außerdem haben Sie ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die u.a. aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einzulegen.

Um Ihre vorgenannten Rechte geltend zu machen, können Sie einen Antrag postalisch oder per E-Mail an die oben in Ziff. 1 angegebene Adresse stellen.

Sie haben außerdem das Recht sich bei Beschwerden an eine Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl zu wenden.

Schließlich weisen wir darauf hin, dass wir die bei Ausübung Ihrer Rechte gem. Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO und Art. 15 bis 22 DSGVO von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Umsetzung dieser Rechte verarbeiten und um den Nachweis hierüber erbringen zu können sowie ggf. zur Verteidigung von Rechtspositionen.

Ihre Daten speichern wir in diesem Zusammenhang für drei Jahre ab vollständiger Bearbeitung Ihrer Betroffenenrechte. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit wir diese Daten zur Rechtsverteidigung weiterhin benötigen. In diesem Fall erfolgt die Löschung nach Abschluss des Verfahrens zuzüglich der gesetzlichen Verjährungsfristen.

Diese Verarbeitungen zum Zweck der Umsetzung und den Nachweis über die rechtskonforme Umsetzung beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO und Art. 15 bis 22 DSGVO sowie § 34 Abs. 2 BDSG. Soweit wir die personenbezogenen Daten zu Zwecken der Rechtsverteidigung verarbeiten, liegt darin auch unser berechtigtes Interesse, Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich dazu verpflichtet Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen, jedoch können wir die Erfüllung Ihres Antrags auf Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte gemäß Art. 12 Abs. 2 Satz 2 DSGVO verweigern, wenn Sie uns, ggf. nach Aufforderung, die für Ihre eindeutige Identifizierung erforderlichen Daten nicht zur Verfügung stellen.